Un proceso claro desde el primer contacto hasta el archivo final
Nuestro trabajo sigue una metodología consistente de cuatro fases. Cada fase tiene resultados definidos y un punto de transición claro. No hay ambigüedad sobre qué hacemos ni cuándo lo hacemos.
Trabajo estructurado, resultados transparentes
Cada encargo con Axorvantis sigue la misma estructura fundamental, adaptada a la escala y complejidad de tu proyecto específico. No improvisamos el proceso, lo adaptamos. La diferencia importa: una metodología consistente produce resultados predecibles, mientras que la improvisación produce sorpresas.
Fases del proceso
Auditoría y mapeo documental
Antes de mover o renombrar cualquier documento, realizamos una auditoría exhaustiva de tu documentación existente. No es una revisión superficial: es un mapeo sistemático de qué existe, dónde está almacenado, cómo está nombrado y organizado actualmente, y qué falta.
La auditoría produce un informe escrito que se convierte en la base de todo el trabajo posterior. Identifica las brechas más críticas, los riesgos más urgentes y los desafíos de clasificación específicos de tu tipo de proyecto.
Diseño del marco de clasificación
Basándonos en los hallazgos de la auditoría, diseñamos un marco de clasificación adaptado a tu proyecto. No es una estructura de carpetas genérica: es una taxonomía que refleja los tipos de documentos específicos, las categorías regulatorias y los patrones de flujo de trabajo de tu proyecto de construcción en Chile.
El marco incluye convenciones de nomenclatura, jerarquía de carpetas, estándares de metadatos y protocolos de control de versiones. Está documentado en una guía de referencia que tu equipo puede usar de forma independiente.
Digitalización y migración
Con el marco establecido, ejecutamos la digitalización y migración. Los documentos físicos se escanean con la resolución adecuada, se nombran según las convenciones acordadas y se ubican dentro de la nueva estructura. Los archivos digitales existentes se revisan, renombran y migran.
Esta fase requiere cuidado y atención al detalle. Un documento migrado con el nombre incorrecto o ubicado en la carpeta equivocada es tan problemático como uno que nunca fue organizado. Verificamos cada documento contra el marco de clasificación antes de marcarlo como completado.
Entrega, capacitación y soporte continuo
El archivo estructurado se entrega a tu equipo con una revisión formal. Explicamos la lógica de clasificación, demostramos cómo agregar nuevos documentos correctamente y respondemos preguntas sobre casos especiales. La guía de referencia acompaña esta entrega.
Permanecemos disponibles para consultas después de la entrega. Los proyectos de construcción evolucionan y surgirán nuevos tipos de documentos o situaciones. Tener acceso a quienes diseñaron el sistema facilita manejar estas situaciones de manera consistente.
Lo que aplicamos en todo momento
Los estándares consistentes aplicados en cada fase del proceso garantizan que el archivo final sea coherente, mantenible y adecuado para su propósito.
Convenciones de nomenclatura
Nomenclatura sistemática de archivos que codifica proyecto, tipo de documento, fecha y versión en un formato consistente y buscable.
Jerarquía de carpetas
Estructuras de carpetas lógicas que reflejan las fases del proyecto y las categorías de documentos, haciendo la navegación intuitiva para todos los miembros del equipo.
Control de versiones
Protocolos claros para gestionar las revisiones de documentos, asegurando que las versiones vigentes siempre sean distinguibles de las superadas.
Plazos de retención
Cronogramas de retención documental alineados con los requisitos legales chilenos para proyectos de construcción y desarrollo inmobiliario.
¿Listo para estructurar la documentación de tu proyecto?
Contáctanos para conversar sobre cómo esta metodología aplica a tu proyecto específico.
Contáctanos